elko Notruf- und Serviceleitstellen GmbH & Co. KG is erin geslaagd de handmatige administratieve inspanning en de bijbehorende foutgevoeligheid in de documentatie en facturering te minimaliseren door SequriX te implementeren. Tevens heeft het beveiligingsbedrijf hierdoor VdS-conformiteit (strikte normen en richtlijnen) bereikt voor de alarmopvolgingen.
Over de klant: elko Notruf- und Serviceleitstellen GmbH & Co. KG
Met meer dan 2.000 medewerkers is de elko-groep al meer dan 50 jaar een full-service aanbieder op het gebied van technologie/planning, beveiligingsdiensten en facilitaire dienstverlening. Het bedrijf heeft vestigingen in onder andere Bremen en Berlijn en richt zich op het leveren van professionele beveiligingsdiensten. Digitalisering en technologisering zijn belangrijke aspecten van de bedrijfsfilosofie. Zo heeft het bedrijf op de locatie in Bremen een eigen moderne meldkamer. elko is sinds 2020 klant van SequriX.
Meer over de elko-groep
Uitdagingen
Papierstoringen en foutgevoeligheid
Tot de invoering van SequriX was alarmopvolging nog grotendeels een handmatig proces. Het opstellen van rapporten en facturen omvatte veel typen en het kopiëren van handgeschreven notities. In totaal moest dezelfde informatie op vier momenten in het proces opnieuw met de hand worden ingevoerd. Dit betekende enerzijds een grote administratieve inspanning en anderzijds een hoge gevoeligheid voor menselijke fouten.
Geen gecentraliseerde bundeling van informatie
Schakelcodes, documenten, maar ook bedieningsinstructies voor sluitrondes moesten bijvoorbeeld worden verzameld in mappen die aan medewerkers werden overhandigd en in grote kasten op het hoofdkantoor werden opgeslagen. Het bedrijf wilde overstappen op een digitale en gestroomlijnde oplossing.
Conform normen en richtlijnen
Tegenwoordig is het essentieel voor beveiligingsbedrijven om hun alarmopvolging uit te voeren in lijn met strenge normen en richtlijnen. Ook in Duitsland is dit het geval. Dit betekent voor beveiligingsbedrijven de registratie van alle relevante tijdstempels. Het voldoen aan deze regels was voor elko niet haalbaar zonder de juiste software.
Oplossingen
Door de implementatie van SequriX werden verschillende problemen in de processen van elko eenvoudig opgelost.
Rapportage en traceerbaarheid
Terwijl eerder informatie met de hand op vier verschillende momenten in het alarmproces moest worden vastgelegd, is het hele rapportagesysteem nu gecombineerd in één gecentraliseerd systeem. De beveiliger ontvangt een aan hem toegewezen alarmmelding op zijn tablet en hoeft daarna alleen zijn observaties ter plaatse vast te leggen. Sinds de invoering van SequriX richt elko zich specifiek op het aanvullen van de observaties met foto's, die rapporten informatiever maken en feiten op een eenvoudige manier begrijpelijker maken. Alle objectinformatie en geregistreerde tijdstempels worden automatisch door SequriX toegevoegd. Beveiligingspersoneel kan te allen tijde via de SequriX-app toegang krijgen tot documenten en noodcontacten. Tegelijkertijd kan het meldkamerpersoneel de voortgang van de interventie in real-time volgen en heeft daardoor altijd een perfect overzicht. SequriX maakt nu ook snelle en gemakkelijke navolgbaarheid van processen mogelijk in geval van onduidelijkheden of klachten achteraf. Alles kan binnen het systeem met slechts een paar klikken worden bekeken.
Facturatie
SequriX maakt het voor elko veel gemakkelijker om facturen op te stellen dan voorheen. Eenmaal per week worden de gegevens uit SequriX geëxporteerd en overgebracht naar het ERP-systeem. Dit systeem kan vervolgens de geïmporteerde gegevens gebruiken om binnen enkele seconden facturen te genereren, waardoor ook de hoeveelheid handmatig overtypen wordt verminderd.
VdS-conformiteit
Na de invoering van SequriX kan elko de conformiteit van zijn alarmopvolingen volgens de VdS-vereisten waarborgen. Het bedrijf maakt gebruik van de in SequriX geïntegreerde geofencing om de tijdstempels vast te leggen. Dit plaatst automatisch een tijdstempel op basis van de GPS-positie van de medewerker zodra hij het pand bereikt. Het verlaten van het pand wordt ook geregistreerd en genoteerd met een andere tijdstempel. Alle tijdstempels zijn ongehinderd en daarom VdS-conform.
Resultaten
Door het gebruik van SequriX bespaart elko tot 10 minuten per interventie en daarmee aanzienlijke middelen. Hierdoor kan het bedrijf zich meer richten op het verbeteren van zijn diensten en het uitbreiden van het bedrijf. Medewerkers hebben nu ook te allen tijde alle relevante informatie beschikbaar tijdens de interventie in de SequriX-app.
Daarnaast kunnen rapporten sneller en met een minimale foutmarge worden opgesteld. Dit is met name merkbaar in de toegenomen klanttevredenheid.
Activiteit