Het nieuwe project voor dit jaar staat gepland: de aanschaf van een nieuw of vervangend softwaresysteem voor uw beveiligingsbedrijf. Een belangrijke keuze waarbij in veel gevallen de implementatie wordt gezien als een tijdrovende klus met veel uitdagingen. Benieuwd wat de meest voorkomende valkuilen uit de praktijk zijn en hoe u deze kunt vermijden? U leest het in deze blog.

1. Geen (goede) voorbereiding

Het is niet voor niets een veelgebruikt spreekwoord: een goed begin is het halve werk. En dit geldt al helemaal wanneer het gaat om de implementatie van nieuwe software. Een goede voorbereiding is dus erg belangrijk. Bij veel beveiligingsbedrijven wordt een projectteam aangewezen dat betrokken is bij het project. Maak met dit team een lijst met taken en vragen, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Daarnaast wordt er vanuit een softwareleverancier vaak een kick-off gepland waarin een aantal belangrijke zaken worden bepaald. Is dit niet het geval? Neem dan zelf de touwtjes in handen. Stel onderstaande vragen tijdens een eerste meeting.

  • Wat is de verwachte livedatum?
  • Wie is het aanspreekpunt binnen het bedrijf en bij de leverancier?
  • Hoe vaak wordt er afgesproken?
  • Wat zijn de verwachtingen van beide partijen?

2. Betrek medewerkers

Bij het samenstellen van het projectteam dat betrokken is bij de implementatie is het belangrijk om ook collega’s met minder kennis van processen te betrekken. Zij kunnen inhoudelijk namelijk wel een steentje bijdragen.

Een frisse blik is juist tijdens de implementatie onmisbaar en kan ervoor zorgen dat na livegang de software (juist) wordt gebruikt. Kies dus voor een gemixte samenstelling, waardoor de projectgroep het beveiligingsbedrijf goed vertegenwoordigd.

3. Onvoldoende focus

Aan het begin van de implementatie worden veel afspraken gemaakt, maar wie houdt in de gaten of deze worden nageleefd? Een tip is om deadlines op te knippen in kleine behapbare stukken. Zo ziet u er minder tegenop en zet u belangrijke stappen die helpen het doel te behalen. Daarnaast is het belangrijk voldoende training te plannen voor de key users. Voorafgaand aan de livegang moeten zij de software leren kennen. Aan de hand van feedbacksessies kunnen zij vragen stellen en kunt u zien in hoeverre zij overweg kunnen met het nieuwe systeem. Deze sessie is daarnaast hét moment om de toegevoegde waarde te laten zien aan deze gebruikers, waardoor er draagkracht ontstaat.

Vaak zien wij dat het belangrijk is om uw krachten te bundelen met de softwareleverancier. Zij kunnen helpen op het gebied van projectmanagement en training. Dus sla de handen ineen en blijf positief toewerken naar het einddoel.

4. Durf live te gaan

Na een voorbereiding van dagen, weken of zelfs maanden is het tijd om live te gaan. En spannende laatste stap, waarbij het bij veel bedrijven vaak vastloopt. Het voelt namelijk al snel te vroeg om live te gaan, en veiliger om nog even te wachten. Zo is er nog tijd voor die lijst met nice-to-haves of om iedere medewerker nog eens uit te leggen hoe zij moeten werken met de software. Situaties die het proces vertragen en ervoor zorgen dat het eigenlijk nooit de juiste tijd is om live te gaan.

Het advies is dan om weer terug te kijken naar het eerste plan uit de voorbereiding. Zijn de belangrijkste doelen behaald en wensen uitgevoerd en nadert de verwachte livedatum? Dan houdt niets u meer tegen. Heeft het project wat vertraging opgelopen? Stel dan tijdig een nieuwe datum voor livegang in en pas de planning hierop aan. Probeer u dan ook aan deze datum te houden. Het continu uitstellen zorgt voor irritaties bij zowel het beveiligingsbedrijf als de softwareleverancier en neemt de blijdschap van een nieuw gekozen systeem weg.

Het voorkomen van valkuilen zorgt voor minder ergernissen

Beveiligingsbedrijven die zich goed voorbereiden op een software-implementatie zullen minder tijd verspillen en minder ergernissen tegenkomen. Deze voorbereiding kunt u doen door de juiste vragen te stellen, medewerkers erbij te betrekken, de juiste focus te hebben en door daadwerkelijk live te durven gaan. Een belangrijke tip: betrek ook de softwareleverancier overal bij. Het is belangrijk om krachten te bundelen.

Meer weten over de implementatie van software en onze aanpak? Neem vrijblijvend contact met ons op of lees het succesverhaal van Ferwerda Beveiliging.