Die elko Notruf- und Serviceleitstellen GmbH & Co. KG hat es durch die Implementierung von SequriX geschafft, den manuellen Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Fehleranfälligkeiten ihrer Dokumentation und Fakturierung zu minimieren und zusätzlich vollständige VdS-Konformität Ihrer Interventionen zu erreichen.
Über den Kunden: elko Notruf- und Serviceleitstellen GmbH & Co. KG
Die elko-Unternehmensgruppe ist mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden seit über 50 Jahren ein überregionaler Full-Service-Dienstleister mit den Sparten Technik/Planung, Sicherheitsdienstleistungen und Facility Management. Standorte der Firma befinden sich unter anderem in Bremen, Berlin und Lutherstadt Eisleben. Im Fokus der elko Notruf- und Serviceleitstellen GmbH & Co. KG steht die Erbringung hochprofessioneller Sicherheitsdienstleistungen. Digitalisierung und Technologisierung stellen in der eigenen Unternehmensphilosophie wichtige Aspekte dar. So verfügt das Unternehmen beispielsweise über eine hochmoderne, eigene Leitstelle am Bremer Standort. elko ist seit 2020 SequriX-Kunde.
Mehr über die elko-Unternehmensgruppe
Herausforderungen
Papierstau und Fehleranfälligkeit
Bis zur Einführung von SequriX wurde bei der Alarmverfolgung noch überwiegend manuell gearbeitet. Die Erstellung von Berichten und Rechnungen umfasste mehrmaliges Abtippen und Kopieren von handgeschriebenen Zetteln. Insgesamt mussten an vier Stellen im Prozess dieselben Informationen erneut handschriftlich erfasst werden. Dies bedeutete zum einen großen administrativen Aufwand und zum anderen hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler.
Keine zentralisierte Bündeling von Informationen
Alarmbeschreibungen, EMA-Codes, aber auch z.B. Bedienungsanleitungen von Türsteuerungen mussten in Ordnern, die an Mitarbeiter übergeben wurden, gesammelt und in großen Schränken in der Zentrale gelagert werden. Hier wollte das Unternehmen den Wechsel zu einer digitalen und schlanken Lösung.
VdS-Konformität
Heutzutage ist es für Sicherheitsunternehmen unerlässlich, ihre Interventionen gemäß den Anforderungen des VdS auszuführen. Dies bedeutet eine manipulationssichere Erfassung aller relevanten Zeitstempel. Die Umsetzung war für elko ohne den Einsatz einer entsprechenden Software nicht realisierbar.
Lösungen
Durch die Implementierung von SequriX konnten mehrere Probleme in den Prozessen von elko unkompliziert gelöst werden.
Berichtswesen und Nachvollziehbarkeit
Während zuvor an vier verschiedenen Stellen im Alarmprozess immer wieder handschriftlich Informationen erfasst werden mussten und dann entweder mit Kopien oder Durchschlägen gearbeitet werden musste, ist nun das gesamte Berichtswesen in einem zentralisierten System vereint. Der Mitarbeiter bekommt eine ihm zugewiesene Alarmmeldung auf seinem Tablet angezeigt und muss dann vor Ort lediglich seine Feststellungen erfassen. Seit der Einführung von SequriX setzt elko gezielt auf eine Ergänzung der Feststellungen durch Fotos, welche Berichte auf unkomplizierte Weise informationshaltiger und Sachverhalte leichter nachvollziehbar machen. Alle Objektinformationen und erfassten Zeitstempel werden automatisch von SequriX ergänzt. Über die SequriX-App hat der Sicherheitsmitarbeiter jederzeit Zugriff auf Dokumente und Notfallkontakte. Zeitgleich können die Leitstellenmitarbeiter in Echtzeit den Fortschritt der Intervention nachverfolgen und haben somit immer einen perfekten Überblick. Auch bei Unklarheiten oder Reklamationen im Nachgang ermöglicht SequriX nun eine schnelle und simple Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Alles ist mit wenigen Klicks innerhalb des Systems einsehbar.
Fakturierung
Mit SequriX ist es für elko deutlich einfacher als zuvor, Rechnungen zu erstellen. Einmal pro Woche werden die Informationen aus SequriX exportiert und in ein ERP-System übertragen. Dieses kann mit den importierten Daten dann in Sekundenschnelle Rechnungen generieren und reduziert somit ebenfalls einen massiven manuellen Übertragungsaufwand.
VdS-Konformität
Nach der Einführung von SequriX kann elko die Konformität ihrer Alarminterventionen nach VdS-Anforderungen sicherstellen. Zur Erfassung der Zeitstempel nutzt das Unternehmen das in SequriX integrierte Geo-Fencing. Dabei wird anhand der GPS-Position des Mitarbeiters automatisch ein Zeitstempel gesetzt, sobald er am Objekt eingetroffen ist. Auch das Verlassen des Objektes wird registriert und mit einem weiteren Zeitstempel vermerkt. Alle Zeitstempel sind manipulationssicher und damit VdS-konform.
Ergebnisse
elko spart durch den Einsatz von SequriX pro Intervention bis zu 10 Minuten Zeit und damit erhebliche Ressourcen ein. Infolgedessen kann sich das Unternehmen stärker darauf fokussieren seine Dienstleistungen zu verbessern und sein Business auszubauen. Mitarbeiter haben nun zusätzlich zu jeder Zeit alle relevanten Informationen während der Intervention verfügbar in der SequriX-App.
Darüber hinaus können Berichte schneller erstellt werden und das mit einer minimierten Fehlerquote, da Übertragungsfehler ausgeschlossen werden können. Das macht sich besonders in der gestiegenen Kundenzufriedenheit bemerkbar.
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