Sie haben es sich als Ziel gesetzt, dieses Jahr ein (neues) Softwaresystem für Ihr Sicherheitsunternehmen einzuführen? Das ist eine wichtige Entscheidung, deren Umsetzung in vielen Fällen als zeitraubende Aufgabe mit vielen Herausforderungen angesehen wird. Es stellt sich deshalb die Frage: Was sind die häufigsten Stolperfallen und wie können diese vermieden werden? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie die vier gängigsten Fehler bei der Softwareimplementierung. 

1. Keine (richtige) Vorbereitung

Es heißt nicht umsonst: Ein guter Start ist die halbe Miete. Und das gilt besonders, wenn es um die Einführung einer neuen Software geht. Eine gute Vorbereitung ist daher sehr wichtig. Bei der Auswahl eines Softwarepakets werden oft die gewünschten Funktionen und der Preis berücksichtigt, während der Implementierung weniger Beachtung geschenkt wird.

Viele Sicherheitsunternehmen ernennen ein Projektteam, das an dem Projekt beteiligt ist. Machen Sie mit diesem Team eine Liste von Aufgaben und Fragen, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird.

  • Welches ist das voraussichtliche Datum der Einführung?
  • Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen und beim Softwareanbieter?
  • Wie oft treffen Sie sich?
  • Was sind die Erwartungen beider Vertragspartner?

2. Mitarbeiter einbeziehen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams, das an der Umsetzung beteiligt ist, ist es wichtig, auch Kollegen einzubeziehen, die weniger Kenntnisse über die Prozesse haben. Denn auch sie können Inhalte beisteuern.

Ein neuer Blickwinkel ist gerade während der Implementierung unverzichtbar und kann sicherstellen, dass die Software nach der Inbetriebnahme (richtig) genutzt wird. Wählen Sie also eine ausgewogene Besetzung und achten Sie darauf, dass die Projektgruppe das Sicherheitsunternehmen gut repräsentiert. Wählen Sie die Kollegen aus, die vor Ort mit dem Wächterkontrollsystem arbeiten werden, sowie die Personen, die für die Verwaltung zuständig sind.

3. Unzureichender Fokus

Viele Vereinbarungen werden zu Beginn der Umsetzung getroffen, aber wer überwacht, ob sie eingehalten werden? Ein Tipp ist, die Fristen in kleine, überschaubare Einheiten zu unterteilen. Auf diese Weise werden Sie sich weniger Sorgen machen und wichtige Schritte unternehmen, die zum Erreichen des Ziels beitragen. Wichtig ist auch, dass Sie ausreichende Schulungen für die Hauptnutzer einplanen. Vor der Inbetriebnahme müssen sie sich mit der Software vertraut machen. In Feedback-Sitzungen können die Mitarbeiter Fragen stellen und Sie können sehen, inwieweit sie mit dem neuen System zurechtkommen. Außerdem ist diese Session der Moment, um den Nutzern den Mehrwert zu zeigen und so Akzeptanz zu schaffen.

Wir sehen oft, dass es wichtig ist, sich mit dem Softwareanbieter zusammenzutun. Sie können bei Projektmanagement und Schulung helfen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit an dieser Stelle bringt Sie einen Schritt weiter zu Ihrem Endziel hin.

4. Trauen Sie sich, "live" zu gehen

Nach tage-, wochen- oder sogar monatelanger Vorbereitung ist es an der Zeit, live zu gehen. Ein spannender letzter Schritt, bei dem sich viele Unternehmen oft verzetteln. Denn je näher man dem Ziel ist, desto eher kommt das Gefühl auf, die endgültige Einführung zu verschieben, um den Start noch weiter zu perfektionieren. So bleibt noch Zeit für die Liste der Nice-to-haves oder dafür, jedem Mitarbeiter noch einmal zu erklären, wie er mit der Software arbeiten soll. Diese Denkweise verlangsamt den Prozess und sorgt dafür, dass nie der richtige Zeitpunkt für den Livegang gekommen ist.

Dann ist es ratsam, auf den ersten Plan aus der Vorbereitung zurückzublicken. Sind die Hauptziele erreicht und die Wünsche umgesetzt worden und rückt das erwartete Live-Datum näher? Dann steht Ihnen nichts mehr im Wege. Hat es im Projekt Verzögerungen gegeben? Dann legen Sie rechtzeitig einen neuen Starttermin fest und passen Sie die Planung entsprechend an. Versuchen Sie dann auch, diesen Termin einzuhalten. Ständiges Hinausschieben ist sowohl für das Sicherheitsunternehmen als auch für den Softwareanbieter ärgerlich und nimmt die Freude an einem neu gewählten System.

Vermeiden von Stolperfallen reduziert Ärger

Sicherheitsunternehmen, die sich gut auf die Einführung einer Software vorbereiten, verlieren weniger Zeit und haben weniger Probleme. Sie können diese Vorbereitung durchführen, indem sie die richtigen Fragen stellen, die Mitarbeiter einbeziehen, den richtigen Fokus haben und sich tatsächlich an die Einführung wagen. Ein wichtiger Tipp: Beziehen Sie auch den Softwareanbieter in alles mit ein. Es ist wichtig, die Ressourcen zu bündeln.

Sind Sie neugierig, welche Erfahrungen andere Unternehmen bei der Einführung von SequriX gemacht haben? Lesen Sie den Use Case von IHRE Sicherheit.